欧洲专利局全面开放使用DOCX格式提交专利文件

近日，欧洲专利局（EPO）宣布，已向所有用户开放通过DOCX格式提交欧洲专利申请及后续文件的功能。该功能目前已成功完成试点阶段并正式上线运行，与现有提交格式并行，进一步加快EPO《2028战略计划》中的专利授权流程全面数字化进程。

DOCX格式使整个专利申请流程更加顺畅且一致，有助于为所有相关方节省时间。该格式特别适用于数字化处理，有助于构建一个与未来工具和服务兼容的，简化的端到端数字环境。在提交专利申请时，专利附图既可直接嵌入DOCX文档中，也可根据需要单独以PDF格式提交。

（1）关于DOCX格式

DOCX格式是一种现代的、开放的字处理文档格式。它基于XML并由ISO/IEC标准化，以结构化、机器可读的方式存储文本、格式、图像和元数据，具备跨系统和软件环境的互操作性。

（2）以DOCX格式提交的优势

DOCX格式为用户和EPO均带来了诸多实际优势，具体如下：其一，节省时间。DOCX格式避免了反复生成PDF格式文件、文件定稿时的格式修改以及手动检查编号错乱的情况。随着时间的推移，这将带来显著的效率提升，尤其对于大型专利组合。其二，可灵活选择附图格式。用户可根据自身偏好，选择将专利附图直接嵌入到DOCX文件中，或是以PDF文件单独提交。其三，提升文本与数据的质量。DOCX格式降低了字符缺失或损坏、意外排版变化、隐藏字体或格式错误的风险。DOCX格式对特殊字符、公式和符号的处理更加可靠，从而提升了检索、审查和公布环节的整体质量。其四，提高程序中专利修改的顺畅性。DOCX格式下，段落引用更加稳定，处理过程中文本位移更少，在需要多次修改专利申请文件时尤为便利。其五，实现与EPO数字工具的更好交互。DOCX格式可与MyEPO和Online Filing 2.0等EPO现代化服务以及新一代内部审查工具无缝衔接，从而减少文件提交时的技术问题，并在后续处理阶段保持更高的一致性。

（3）契合EPO数字战略

DOCX格式可在整个专利授权流程中使用，无需进行不必要的格式转换，降低了复杂性，提高了透明度，并确保全流程的一致性。

（4）关于在PCT申请中使用DOCX格式的说明

DOCX格式也可用于准备PCT国际申请并上传至Online Filing 2.0。不过与欧洲专利申请程序不同，仍延续以往操作方式，DOCX格式的PCT申请文件需转换为XML格式再进行提交。